Enregistrer les achats et les ventes

Le cycle d’exploitation rassemble les opérations récurrentes entre les achats nécessaires à l’activité et le règlement des clients. Cycléo reçoit une commande, achète des accessoires, contrôle la livraison, reçoit la facture, stocke les biens puis les vend. Le fournisseur peut demander un paiement avant l’encaissement des clients : la vente et la trésorerie suivent donc des rythmes différents. Une facture à crédit crée une dette ou une créance avant son règlement.

Chaque étape laisse des informations. Le bon de commande décrit ce qui a été demandé ; le bon de livraison ce qui a été livré ; la facture précise les montants dus. Avant de comptabiliser, on rapproche ces documents : partenaire, références, quantités, prix, réductions, transport et dates. Un accord commercial ne remplace pas la preuve de livraison. Un relevé bancaire montre un mouvement d’argent mais ne suffit pas toujours à identifier la facture correspondante.

Une créance est un droit de recevoir une somme ; une dette est une obligation de payer. Chez le vendeur, le client est débiteur du total toutes taxes comprises de la facture. Chez l’acheteur, le fournisseur détient une créance et l’entreprise constate une dette envers lui. Il faut toujours annoncer le point de vue retenu : la même facture se traduit différemment chez les deux partenaires.

Un achat de marchandises destiné à la revente se distingue d’un achat de machine utilisée durablement. Ici, les comptes d’achat et de vente concernent uniquement des marchandises. Le transport facturé par le fournisseur est enregistré séparément dans le modèle retenu. La facture permet de justifier cette présentation ; on n’applique pas mécaniquement la même imputation à tout paiement.

Dans nos cas simples, TVA = base HT × taux et TTC = HT + TVA. Une réduction commerciale accordée sur la facture diminue la base HT. Des réductions successives se calculent l’une après l’autre : elles ne s’additionnent pas automatiquement. Les frais de transport facturés au même taux entrent dans la base de calcul de cette TVA. On garde les montants non arrondis pendant le calcul et on arrondit les sommes monétaires au centime.

La TVA déductible sur les achats concernés n’est pas une charge de marchandises : elle représente un droit à déduction dans les conditions du cas. La TVA collectée sur les ventes n’est pas un produit de vente : elle est collectée pour être reversée selon le mécanisme de la taxe. La charge ou le produit est donc ici enregistré HT, tandis que la dette fournisseur ou la créance client porte sur le TTC.

Le journal des achats garde la date, la référence et les comptes concernés. Un PGI peut proposer l’écriture à partir de la facture ; il faut vérifier le fournisseur, la catégorie d’achat et le taux porté sur le document. La remise figurant sur cette facture est déjà déduite du montant des marchandises enregistré. On ne la traite pas comme une rentrée d’argent séparée.

Le vendeur enregistre une créance TTC au débit de Clients. Il crédite Ventes de marchandises pour le net HT et TVA collectée pour la taxe. Dans cette situation de vente de biens, la facture et la livraison correspondent à l’opération réalisée. Les règles particulières des prestations de services, des acomptes ou d’autres régimes ne sont pas transposées sans examen. Les exemples suivent les hypothèses annoncées.

Un retour accepté de biens précédemment facturés conduit à un avoir. Dans un cas simple, l’écriture inverse la fraction de vente ou d’achat concernée, y compris sa TVA. Un avoir reçu avant règlement diminue la dette fournisseur ; un avoir émis avant règlement réduit la créance client. Si le paiement a déjà eu lieu, l’avoir peut conduire à une somme à rembourser ou à imputer : il ne faut pas inventer un mouvement bancaire immédiat.

Le lettrage rapproche dans un même compte de tiers les factures, les avoirs et les règlements qui se compensent. Des références communes facilitent le suivi ; les écritures non lettrées demandent une explication. Dans l’exemple client, la facture de 3 600 €, le versement de 2 000 €, l’avoir de 600 € et le futur règlement de 1 000 € peuvent former un groupe soldé. Le lettrage ne remplace pas la vérification des pièces et n’établit pas à lui seul la validité de la vente.

Un rapprochement bancaire compare le compte Banque tenu par l’entreprise et le relevé de sa banque à la même date. Le débit de Banque dans la comptabilité de l’entreprise correspond généralement à une entrée d’argent, portée au crédit du relevé du client par sa banque. Avant de conclure à un écart, on tient compte de ce point de vue et des opérations en circulation. Une opération déjà comptabilisée mais pas encore portée au relevé ne doit pas être saisie deux fois.

Ainsi, si un relevé mentionne 25 € de frais bancaires encore absents de la comptabilité, la pièce bancaire permet d’enregistrer la charge et de diminuer le compte Banque de 25 €. En revanche, un règlement déjà enregistré et simplement en attente d’apparition sur le relevé reste un élément de rapprochement. Chercher la cause de l’écart précède toujours la correction. On ne crée pas une écriture globale uniquement pour faire coïncider deux soldes.

Pour une période simple sans crédit antérieur ni autre ajustement, la TVA à décaisser est la TVA collectée diminuée de la TVA déductible. Ici, si les seules opérations sont la vente nette du retour et l’achat initial, elle vaut 500 − 380 = 120 €. Si la TVA déductible dépasse la collectée, on obtient un crédit de TVA ; ce n’est pas un montant négatif à payer. Les dates d’exigibilité et les conditions de déduction doivent être vérifiées pour un dossier réel.

S’entraîner : retrouve les activités dans le hub Exercices du site.