Construire un budget de trésorerie

Un budget de trésorerie prévoit les encaissements, les décaissements et les soldes pour chaque période. Il sert à anticiper un manque ou un excédent et à préparer des décisions. Ce n’est pas un compte de résultat : une vente à crédit peut créer un produit sans encaissement immédiat ; un emprunt reçu fait entrer de l’argent sans être un produit de vente. Les dates de facture, livraison et paiement doivent donc être distinguées.

Les encaissements comprennent les règlements clients mais aussi, lorsqu’ils sont prévus et accessibles, les apports, emprunts ou subventions effectivement versés. Les décaissements comprennent les règlements fournisseurs, paiements de personnel, taxes, investissements, intérêts et remboursements de capital. Une dotation aux amortissements ne provoque pas un paiement à son enregistrement et n’entre pas comme décaissement. Le paiement de la machine et l’amortissement sont deux événements différents.

Pour les opérations soumises à TVA, les règlements commerciaux utilisent ici les montants TTC. Les autres flux sont retenus à leur montant payable : on n’ajoute pas une TVA fictive à un salaire ou au capital remboursé d’un prêt. La TVA versée à l’administration fait l’objet de son calendrier propre. Un achat TTC ne doit pas être augmenté une deuxième fois de la taxe déjà comprise.

La première période reprend les créances et dettes antérieures arrivant à échéance. Les oublier peut produire un budget apparemment précis mais incomplet. À l’autre extrémité, une vente facturée pendant la dernière période et encaissée après l’horizon reste une créance de fin de budget. Elle ne disparaît pas et n’est pas avancée artificiellement pour rendre le dernier mois positif.

Le dossier Luméa retient un paiement de la moitié des ventes au comptant et de l’autre moitié le mois suivant. Ce décalage mensuel est la convention de la simulation ; il ne constitue pas une règle générale sur les délais commerciaux. Les ventes TTC prévues sont 10 000 € en janvier, 12 000 € en février et 8 000 € en mars. Une créance antérieure de 1 000 € doit être encaissée en janvier.

Les achats TTC sont de 4 000 € en janvier, 6 000 € en février et 3 000 € en mars. Ils sont payés intégralement le mois suivant. Une dette fournisseur antérieure de 3 000 € est payable en janvier. L’échéancier des paiements fournisseurs porte donc 3 000 € en janvier, 4 000 € en février et 6 000 € en mars ; les 3 000 € d’achats de mars seront payés en avril.

Le dossier Luméa prévoit chaque mois 3 000 € de paiements de personnel, 1 000 € de loyer et 1 000 € d’échéance d’emprunt, dont 800 € de capital et 200 € d’intérêts. Le calendrier fourni de taxes à régler indique 500 € en janvier, 700 € en février et 600 € en mars. Ces données sont des montants payables du cas, sans taux social ou fiscal universel. La trésorerie initiale est de 2 000 €.

Le contrôle global reprend l’horizon entier : solde final = solde initial du premier mois + total des encaissements − total des décaissements. Ici, 2 000 + 27 000 − 29 800 = −800 €. Ce contrôle confirme le report final, mais ne remplace pas la recherche d’erreurs de mois. Deux décalages qui se compensent au total peuvent encore masquer une insuffisance à une échéance précise.

Au tableur, sépare les hypothèses commerciales, les échéanciers et le budget. Chaque ligne de flux doit correspondre à une catégorie et chaque colonne à une période. Si les ventes de janvier sont en B2 et celles de février en C2, avec une moitié payée immédiatement, les encaissements de février se calculent par 0,5 × C2 + 0,5 × B2. Les créances initiales sont ajoutées seulement aux mois où elles arrivent à échéance.

Dans une feuille de budget simple, suppose que la ligne 2 porte le solde initial, la ligne 3 le total encaissé, la ligne 4 le total décaissé et la ligne 5 le solde final. La cellule B5 contient =B2+B3-B4 et C2 reprend =B5. Les colonnes suivantes reproduisent cette logique. Les références des hypothèses communes peuvent être fixées lors de la recopie ; les dates et reports doivent rester visibles.

Les formules évitent des additions répétées, mais elles ne prouvent pas que les hypothèses sont bonnes. Contrôle les totaux par un calcul indépendant, vérifie les créances et dettes finales et compare le budget aux réalisations. Avec la convention écart = réalisé − prévu, un encaissement inférieur de 500 € dégrade la trésorerie de 500 €. Un décaissement inférieur de 500 € l’améliore au contraire de 500 €, à autres données constantes. Le signe seul ne signifie donc pas toujours favorable ou défavorable.

Un besoin ponctuel peut conduire à étudier une ressource temporaire ; un besoin récurrent demande d’en rechercher les causes. Le suivi clients, une gestion de stock adaptée ou des conditions commerciales négociées peuvent agir sur le BFR. Un concours bancaire ou un compte courant d’associé peut aussi être examiné selon disponibilité, coût et remboursement. Une hypothèse de solution ne devient une ressource certaine qu’après les accords et vérifications nécessaires.

Une recommandation doit respecter les engagements. Un paiement fournisseur ne se décale pas unilatéralement pour embellir une colonne. Reporter un investissement peut préserver la trésorerie mais retarder un gain de capacité. Un excédent peut être conservé ou placé selon les échéances, les conditions de liquidité et le risque accepté. Dans chaque cas, on réécrit les flux modifiés et on contrôle les conséquences sur les mois suivants.

S’entraîner : retrouve les activités dans le hub Exercices du site.